04 set, 2026
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Outsourcing de impressão: 10 perguntas antes de contratar
Se você é responsável pela infraestrutura de TI da sua empresa, provavelmente já viveu esta cena: impressora parada em uma sexta-feira à tarde, ninguém sabe onde está o toner reserva, o chamado com a assistência técnica demora dias e o setor que precisava imprimir o relatório fica esperando.
O parque de impressão costuma ser um dos ativos menos monitorados da empresa. Compra-se equipamento por equipamento, cada setor tem um modelo diferente, os suprimentos são comprados por urgência e ninguém sabe exatamente quanto a empresa gasta para imprimir.
O outsourcing de impressão existe justamente para resolver esse cenário. Mas, por ser um serviço ainda pouco conhecido em muitas empresas, gera dúvidas legítimas: como funciona na prática, o que entra no contrato, quanto custa, o que muda para a equipe de TI e quando faz sentido migrar.
Reunimos abaixo as 10 perguntas mais frequentes de gestores de TI, diretores administrativos e profissionais de compras que estão avaliando o serviço pela primeira vez. As respostas são diretas para que você consiga avaliar o modelo e conversar com fornecedores com mais segurança.
Por que tantas empresas ainda não conhecem o outsourcing de impressão?
Impressão raramente aparece como prioridade no planejamento de TI. Ela funciona, até parar. E, como o custo está diluído em várias rubricas (compra de equipamento, toner, papel, manutenção corretiva, horas da equipe interna), poucas empresas conseguem enxergar quanto realmente gastam por página impressa.
Quando o gestor finalmente soma tudo, costuma encontrar problemas como:
- equipamentos de marcas e modelos diferentes, sem padronização;
- estoque de suprimentos comprado por urgência e a preços mais altos;
- toners incompatíveis ou parados em estoque após a troca de equipamento;
- chamados de manutenção abertos com fornecedores diferentes;
- tempo da equipe de TI consumido com trocas de toner e atolamento de papel;
- impressoras ociosas em um setor e sobrecarregadas em outro;
- ausência de dados sobre volume impresso por departamento;
- custo real de impressão desconhecido.
É exatamente esse conjunto de ineficiências que o outsourcing de impressão foi criado para eliminar.
10 perguntas sobre outsourcing de impressão respondidas de forma direta
As perguntas a seguir seguem a ordem natural de quem está conhecendo o serviço agora: primeiro o conceito, depois o funcionamento, o custo, o contrato e, por fim, a decisão.
1. O que é outsourcing de impressão?
Outsourcing de impressão é a terceirização da gestão do parque de impressoras de uma empresa, incluindo equipamentos, suprimentos, manutenção, suporte técnico e acompanhamento da operação.
Outsourcing de impressão é a terceirização completa do serviço de impressão da empresa. Em vez de comprar impressoras e gerenciar tudo internamente, a organização contrata um fornecedor que fornece os equipamentos, os suprimentos, a manutenção, o suporte técnico e a gestão do parque, mediante um valor mensal previamente acordado.
Na prática, a empresa deixa de comprar um produto e passa a contratar um serviço. O equipamento continua sendo de propriedade do fornecedor, que assume a responsabilidade por mantê-lo funcionando.
Isso significa que a empresa não precisa mais se preocupar com:
- aquisição e depreciação de impressoras;
- compra e estoque de toners e cilindros;
- contratação de assistência técnica avulsa;
- substituição de equipamentos obsoletos;
- gestão de chamados com múltiplos fornecedores.
O foco da equipe de TI volta para o que realmente é estratégico: infraestrutura, segurança, sistemas e projetos.
2. Qual a diferença entre locação de impressoras e outsourcing de impressão?
A locação de impressoras entrega o equipamento; o outsourcing de impressão entrega o serviço completo de impressão. Toda operação de outsourcing envolve locação, mas nem toda locação é outsourcing.
Na locação simples, a empresa paga um valor mensal pelo uso do equipamento e, dependendo do contrato, ainda precisa comprar suprimentos, acompanhar manutenções e controlar o volume impresso por conta própria.
No outsourcing, o contrato cobre o pacote inteiro: equipamento, suprimentos, peças, manutenção preventiva e corretiva, suporte técnico, substituição em caso de falha e relatórios de uso.
Para o gestor de TI, a diferença aparece no dia a dia: na locação, ele ainda administra o parque; no outsourcing, ele administra um contrato com indicadores de atendimento definidos.
3. Como funciona o aluguel de impressoras na prática?
O fornecedor analisa o perfil de impressão da empresa, define os equipamentos adequados para cada setor, instala as máquinas, configura a rede e passa a atender chamados, entregar suprimentos e realizar manutenções durante toda a vigência do contrato.
O processo costuma seguir estas etapas:
- diagnóstico do parque atual e do volume mensal impresso;
- levantamento das necessidades de cada setor (cor, volume, formato, digitalização);
- proposta com modelos de equipamento, franquia e valores;
- assinatura do contrato de locação ou de prestação de serviços;
- instalação, configuração em rede e treinamento dos usuários;
- fornecimento contínuo de suprimentos e atendimento técnico;
- acompanhamento do volume impresso e ajustes de contrato quando necessário.
A empresa contratante não desembolsa capital com aquisição e não fica com equipamentos obsoletos no ativo imobilizado.
4. Quanto custa o outsourcing de impressão?
Não existe um valor único: o custo é calculado a partir do volume mensal de páginas, do tipo de impressão (preto e branco ou colorida), do modelo e da quantidade de equipamentos, do nível de atendimento contratado e da região de cobertura.
O modelo mais comum de precificação combina dois elementos:
- uma franquia mensal, que inclui um número determinado de páginas e a disponibilidade do equipamento;
- um valor por página excedente, cobrado quando a empresa ultrapassa a franquia contratada.
O importante, na hora de comparar propostas, é verificar o que está incluído: se toner, peças de reposição, manutenção e visitas técnicas fazem parte do valor ou são cobrados à parte.
Uma comparação honesta entre comprar e terceirizar precisa considerar o custo total de propriedade: equipamento, suprimentos, peças, energia, assistência técnica, tempo da equipe interna e o custo da parada quando a impressora falha.
Na prática, uma boa cotação de outsourcing começa pelo diagnóstico do parque e do perfil de impressão, e não apenas pela escolha de um modelo de impressora.
5. Qual o valor do aluguel de uma impressora?
O valor mensal de uma impressora depende principalmente da velocidade, da tecnologia (laser monocromática, colorida ou multifuncional), do volume mensal previsto e do que está incluído no contrato.
Um equipamento de escritório compacto, com volume baixo e impressão apenas em preto, tem um valor bastante diferente de uma multifuncional departamental colorida com alto volume, digitalização em rede e atendimento prioritário.
Por isso, propostas confiáveis não são feitas por telefone em cinco minutos: elas partem de um diagnóstico do volume impresso e do perfil de uso de cada setor. Quando um fornecedor apresenta um preço sem entender a operação, o risco de o contrato ficar mal dimensionado, e mais caro, aumenta.
6. O que é um contrato de locação de impressoras e o que ele precisa conter?
É o instrumento que define as condições de uso dos equipamentos e os serviços que o fornecedor se compromete a prestar, incluindo prazo, valores, franquia, responsabilidades de cada parte e regras de encerramento.
Antes de assinar, verifique se o contrato deixa claro:
- a relação de equipamentos, com modelo, número de série e local de instalação;
- o prazo de vigência e as condições de renovação;
- o valor mensal, a franquia de páginas e o preço da página excedente;
- o que está incluído em suprimentos, peças e manutenção;
- os prazos de atendimento técnico e de substituição do equipamento;
- a forma de medição e faturamento do volume impresso;
- as responsabilidades por mau uso, transporte e sinistro;
- as condições de rescisão antecipada e eventuais multas;
- as cláusulas de confidencialidade e tratamento de dados.
Um contrato bem escrito protege as duas partes e evita a maior fonte de atrito nesse tipo de serviço: expectativas diferentes sobre o que estava, ou não, incluído.
7. O que avaliar antes de contratar outsourcing de impressão?
De forma geral, um contrato pode ser questionado quando falta um dos requisitos essenciais de validade previstos na legislação civil brasileira: partes capazes, objeto lícito e possível, e forma legalmente admitida.
Na prática comercial, os problemas mais comuns não são de nulidade, mas de fragilidade contratual, como:
- assinatura por quem não tem poderes de representação da empresa;
- ausência de identificação clara dos equipamentos locados;
- objeto mal descrito, sem definir o que é serviço e o que é locação;
- cláusulas contraditórias sobre valores, franquia ou reajuste;
- ausência de previsão sobre manutenção, suprimentos e prazos de atendimento;
- condições abusivas de rescisão.
Sempre que houver dúvida jurídica sobre um contrato específico, a análise deve ser feita pelo departamento jurídico ou pelo advogado da empresa. As informações deste artigo são educativas e não substituem orientação jurídica profissional.
8. Quando vale a pena contratar outsourcing de impressão?
A atividade de locação de impressoras é usualmente enquadrada no CNAE 7733-1/00 – Aluguel de máquinas e equipamentos para escritório, que abrange o aluguel e o leasing operacional de equipamentos de escritório, incluindo computadores, periféricos, impressoras e copiadoras.
Vale observar que esse código não abrange o arrendamento mercantil (leasing financeiro), que possui enquadramento próprio.
Quando o fornecedor entrega também serviços de gestão, manutenção e suporte, como acontece no outsourcing de impressão, é comum que a empresa possua CNAEs complementares relacionados a serviços de TI e manutenção de equipamentos. O enquadramento correto deve sempre ser validado com a contabilidade responsável.
9. Vale a pena alugar impressoras em vez de comprar?
Vale a pena quando a empresa busca previsibilidade de custo, continuidade operacional e liberação da equipe de TI, e quando o volume de impressão é relevante o suficiente para justificar um contrato de serviço.
A compra pode fazer sentido para operações muito pequenas, com volume baixíssimo e sem exigência de disponibilidade. Já em empresas com vários setores imprimindo diariamente, o modelo de serviço tende a ser mais vantajoso porque:
- elimina o desembolso inicial com aquisição de equipamentos;
- transforma custo variável e imprevisível em despesa mensal previsível;
- evita o acúmulo de equipamentos obsoletos no ativo da empresa;
- garante suprimento e manutenção sem abertura de processos de compra;
- reduz o tempo de parada quando um equipamento apresenta falha;
- permite escalar ou reduzir o parque conforme a operação muda;
- devolve horas produtivas para a equipe de TI.
Um bom teste para o gestor é responder a uma pergunta simples: quanto custa, hoje, uma impressora parada por dois dias em um setor crítico da sua empresa? Se a resposta incomodar, o outsourcing merece ser avaliado.
10. Como funciona a migração e o que acontece com a segurança dos dados?
A migração é feita de forma planejada, setor a setor, sem interromper a operação, e a segurança da informação deve estar prevista em contrato, com regras claras de acesso, confidencialidade e tratamento de dados conforme a LGPD.
Em geral, a transição segue um cronograma acordado com a TI: instalação dos novos equipamentos, configuração em rede, testes, treinamento dos usuários e retirada gradual do parque antigo.
Do ponto de vista de segurança, o gestor de TI deve verificar itens como controle de acesso às funções do equipamento, tratamento dos dados armazenados em memória, procedimentos de descarte ou sanitização quando a máquina é substituída, e responsabilidades do fornecedor em caso de incidente.
Esses pontos devem constar no contrato e nas políticas internas de segurança da informação, e não apenas em conversas comerciais.
Como saber se a sua empresa está pronta para contratar outsourcing de impressão?
Se você ainda está em dúvida, este checklist rápido ajuda. Quanto mais respostas positivas, maior o indício de que o modelo de serviço trará ganho imediato:
- A empresa não sabe exatamente quanto gasta por página impressa.
- Existem impressoras de marcas e modelos diferentes no parque.
- A equipe de TI é acionada com frequência para trocar toner ou desatolar papel.
- A compra de suprimentos acontece em regime de urgência.
- Há equipamentos parados aguardando assistência técnica.
- Não existem relatórios de volume impresso por setor ou usuário.
- Impressões coloridas são feitas sem qualquer controle.
- O parque de impressoras tem mais de cinco anos.
Cada um desses pontos representa custo invisível. O outsourcing transforma esse custo em contrato, indicador e previsibilidade.
Já possui um contrato de outsourcing? Antes de renovar automaticamente, vale avaliar custos, SLA, disponibilidade dos equipamentos, qualidade do atendimento e capacidade do fornecedor de acompanhar a evolução da operação.
Por que escolher a MicroRAR para outsourcing de impressão?
Depois de entender o modelo, a próxima decisão do gestor é escolher o parceiro. E, nesse tipo de contrato, o que faz diferença não é apenas o preço da proposta: é a capacidade do fornecedor de manter a operação funcionando.
Há mais de duas décadas a MicroRAR atende empresas de diferentes portes e segmentos com soluções de impressão, identificação e tecnologia, reunindo equipamentos, suprimentos, assistência técnica própria e atendimento consultivo em um único fornecedor.
Isso significa que, além da locação de impressoras e do outsourcing de impressão, a empresa encontra em um só parceiro:
- impressoras laser e multifuncionais para escritório;
- impressoras térmicas para etiquetas e identificação;
- etiquetas, rótulos e materiais impressos personalizados;
- pulseiras de identificação para hospitais, eventos, hotéis e indústria;
- ribbons e demais suprimentos de impressão;
- assistência técnica especializada;
- suporte contínuo e atendimento consultivo.
Para o gestor de TI, isso reduz o número de fornecedores, simplifica a gestão de contratos e encurta o caminho até a solução quando algo precisa ser resolvido.
Perguntas Frequentes (FAQ)
Reunimos abaixo as dúvidas mais comuns de gestores de TI, diretores administrativos e profissionais de compras que estão conhecendo o outsourcing de impressão.
O outsourcing de impressão serve para empresas pequenas?
Sim. Não existe um porte mínimo obrigatório. O que define a viabilidade é o volume de impressão e a necessidade de disponibilidade. Empresas menores costumam contratar um ou dois equipamentos com franquia reduzida e já eliminam a compra emergencial de suprimentos e a dependência de assistência técnica avulsa.
O contrato inclui toner e manutenção?
Nos contratos de outsourcing, sim: suprimentos, peças de reposição, manutenção preventiva e corretiva e suporte técnico fazem parte do serviço. Em contratos de locação simples, isso varia, por isso é essencial confirmar o escopo antes de assinar.
É possível terceirizar apenas parte do parque de impressoras?
Sim. Muitas empresas começam por um setor crítico ou por uma unidade específica e ampliam o contrato depois de comprovar o resultado. Modelos híbridos, com equipamentos próprios e equipamentos locados convivendo, também são possíveis.
A empresa perde o controle sobre a impressão ao terceirizar?
Não. O controle costuma aumentar. Como o serviço é medido, o gestor passa a ter relatórios de volume por equipamento, setor ou usuário, além de regras de uso que podem limitar impressão colorida, definir cotas e reduzir desperdício.
Como é feita a medição do volume impresso?
A leitura é feita a partir dos contadores dos próprios equipamentos, que registram o número de páginas produzidas. Esses dados são usados para o faturamento da franquia e das páginas excedentes e para gerar relatórios de acompanhamento.
Quanto tempo dura um contrato de outsourcing de impressão?
Os prazos variam conforme o volume, o tipo de equipamento e o investimento envolvido, e são definidos entre as partes. Contratos mais longos costumam permitir condições comerciais melhores, enquanto prazos curtos oferecem mais flexibilidade para operações que ainda estão em crescimento.
O que acontece se o equipamento quebrar?
O atendimento é responsabilidade do fornecedor. Após a abertura do chamado, a assistência técnica realiza o reparo e, quando necessário, substitui o equipamento para que a operação não fique parada. Os prazos de atendimento devem estar previstos em contrato.
A MicroRAR atende apenas impressão de escritório?
Não. Além de impressoras e multifuncionais para o ambiente administrativo, a MicroRAR trabalha com impressão térmica, etiquetas, rótulos, ribbons e pulseiras de identificação para hospitais, eventos, hotéis, resorts e indústria, atendendo tanto a área de TI quanto às áreas operacionais da empresa.
É possível migrar de outro fornecedor para a MicroRAR?
Sim. A migração pode ser planejada de forma gradual, com diagnóstico do parque atual, definição dos equipamentos, configuração em rede, testes e transição organizada para reduzir impactos na operação.
A MicroRAR atende empresas em Curitiba e Região Metropolitana?
Sim. A MicroRAR atende empresas com soluções de impressão e gestão do parque, com atuação em Curitiba e Região Metropolitana.
Converse com quem entende de gestão de impressão há mais de 20 anos
Impressão parece um detalhe até parar. E, quando para, atrasa faturamento, atendimento, expedição e rotina administrativa.
Se a sua empresa ainda compra impressoras, mantém estoque de toner e aciona a equipe de TI para resolver falhas de impressão, provavelmente existe espaço para reduzir custos e ganhar previsibilidade com o outsourcing de impressão.
A MicroRAR realiza o diagnóstico do seu parque de impressão e apresenta a solução mais adequada para a realidade da sua operação, com equipamentos, suprimentos, assistência técnica e suporte reunidos em um único contrato.
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